Niezbędne elementy na fakturze VAT – kompleksowy przewodnik

Faktury stanowią kluczowe dokumenty potwierdzające transakcje handlowe między podmiotami gospodarczymi. Szczególnym rodzajem rachunku jest faktura VAT, wystawiana przez podatników podatku od towarów i usług (VAT). Aby taki dokument był uznany za ważny i zgodny z przepisami, musi zawierać określone, obowiązkowe elementy. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy, jakie informacje powinny znaleźć się na fakturze VAT, a także kiedy dopuszczalne jest wystawianie faktur uproszczonych.

Kto ma uprawnienia do wystawiania faktur VAT?

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, uprawnionym do wystawiania faktur VAT jest:

Zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług (VAT).
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, w przypadku dokonywania wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.
Podatnik zwolniony z VAT, niezależnie od tego, czy dokonał rejestracji na druku VAT-R w urzędzie skarbowym, czy też nie.

Obowiązkowe składniki faktury VAT

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, faktura VAT musi zawierać co najmniej następujące informacje:

Dane identyfikacyjne

Data wystawienia faktury.
Kolejny numer faktury nadany w ramach jednej lub więcej serii, jednoznacznie identyfikujący dokument.
Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika (sprzedawcy) i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.
Numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby VAT (zazwyczaj numer NIP).
Numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby VAT lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi.

Szczegóły transakcji

Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, bądź data otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą i różni się od daty wystawienia faktury.
Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi.
Miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.
Cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto).
Kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto.

Wartości i stawki podatkowe

Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto).
Stawka podatku VAT.
Suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku.
Kwota podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
Kwota należności ogółem.

Powyższe elementy są obowiązkowe dla każdej faktury VAT, niezależnie od rodzaju transakcji czy specyfiki działalności gospodarczej podatnika.

Dodatkowe informacje na fakturze VAT

Oprócz wymaganych prawem elementów, na fakturze VAT mogą znaleźć się również dodatkowe informacje, takie jak:

Metoda kasowa

Dla małych przedsiębiorców, którzy wybrali metodę kasową w odniesieniu do rozliczania podatku od towarów i usług, na fakturze powinna zostać zamieszczona odpowiednia adnotacja.

Samofakturowanie

W przypadku, gdy nabywca towaru w imieniu sprzedawcy wystawia fakturę, należy umieścić na niej stosowną informację o samofakturowaniu.

Mechanizm podzielonej płatności (split payment)

Od 1 listopada 2019 roku, w odniesieniu do sprzedaży usług i towarów z załącznika nr 15, na fakturze powinno znaleźć się oznaczenie o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności.

Procedura marży dla biur podróży

W przypadku świadczenia usług turystycznych, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży, na fakturze należy zamieścić adnotację o zastosowaniu procedury marży dla biur podróży.

Procedura marży dla towarów używanych, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków i dzieł sztuki

Jeśli transakcja dotyczy towarów używanych, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków lub dzieł sztuki, a podstawę opodatkowania stanowi kwota marży, należy odpowiednio oznaczyć ten fakt na fakturze.

Informacja o zwolnieniu z VAT

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT, podatnicy zwolnieni z podatku powinni umieścić na fakturze informację o podstawie zwolnienia. Może to być zwolnienie ze względu na zakres wykonywanych czynności (art. 43 ust. 1), szczegółowe przepisy (art. 82 ust. 3) lub nieprzekroczenie limitu wartości sprzedaży w ubiegłym roku podatkowym (art. 113 ust. 1 i 9).

Warto zauważyć, że w przypadku faktur elektronicznych nie jest wymagane posiadanie pisemnej zgody na ich otrzymywanie. Jeśli podmiot opłaci otrzymaną e-fakturę, jednocześnie wyraża zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych.

Elementy takie jak „VAT” czy „Kopia/Oryginał” nie są obecnie wymagane, a ich zawarcie nie wpływa na poprawność wystawianej faktury.

Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną?

W określonych sytuacjach podatnicy VAT czynni oraz zwolnieni mają możliwość wystawiania tzw. faktur uproszczonych. Taką formę dokumentu można zastosować, jeśli kwota zakupu nie przekracza 450 zł albo kwoty 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro).

Należy jednak pamiętać, że nie można wystawiać faktury uproszczonej w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, które proszą o fakturę. Ponadto, podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktury uproszczonej – nawet niewielkie kwoty ma prawo udokumentować zwykłą fakturą.

Elementy faktury uproszczonej

Na fakturze uproszczonej powinny znaleźć się następujące informacje:

Data wystawienia.
Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub świadczenia usług, o ile taka data różni się od daty wystawienia.
Kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę.
Imię, nazwisko lub nazwa podatnika oraz jego adres.
Numery, za pomocą których sprzedawca oraz nabywca może być zidentyfikowany dla podatku od towarów i usług.
Nazwa towaru lub usługi.
Kwoty rabatów oraz wcześniej otrzymanych należności, jeśli są one uwzględnione w cenie jednostkowej netto.
Stawki podatku VAT.
Kwota należności ogółem.

Faktura uproszczona nie musi zawierać takich informacji jak:

Imię i nazwisko lub nazwa nabywcy oraz jego adres.
Ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.
Cena jednostkowa netto.
Kwota należności netto.

Ograniczenia w stosowaniu faktur uproszczonych

Faktury uproszczonej nie należy wystawiać w celu udokumentowania:

Dostawy towarów lub usług dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej.
Sprzedaży wysyłkowej.
Wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów.
Dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium innego państwa członkowskiego UE niż Polska, gdzie stroną zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca.

Paragon jako faktura uproszczona

Ze względu na mniejszą ilość wymaganych elementów na fakturze uproszczonej, za takową może zostać uznany paragon. Paragon zawiera dane sprzedawcy, przedmiot transakcji oraz informacje dotyczące podatku VAT. Aby paragon mógł posłużyć jako faktura, należy umieścić na nim NIP nabywcy. Jeśli kasa fiskalna umożliwia umieszczenie na paragonie NIP-u kupującego, może on posłużyć do rozliczenia kosztów firmowych oraz odliczenia VAT. Należy jednak pamiętać o limicie 450 zł lub 100 euro, do którego dozwolone jest wystawianie faktur uproszczonych.

Podpisy na fakturze

Wraz z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej zniesiono obowiązek posiadania podpisów sprzedawcy i nabywcy oraz pieczątek firmowych na fakturze, aby mogła ona zostać uznana za dokument księgowy. Zgodnie z tym, faktura bez podpisów jest pełnoprawnym dokumentem księgowym.

Istnieją jednak trzy wyjątki od tej zasady, w których wymagany jest podpis:

Faktury na rzecz rolników ryczałtowych (faktura VAT-RR).
Noty korygujące.

Podsumowanie

Faktura VAT jest ważnym dokumentem księgowym, który musi zawierać określone, obowiązkowe elementy, takie jak dane identyfikacyjne stron transakcji, szczegóły dotyczące przedmiotu sprzedaży, wartości i stawki podatkowe. Oprócz tych niezbędnych informacji, na fakturze mogą znaleźć się również dodatkowe adnotacje, w zależności od specyfiki transakcji lub statusu podatnika.

W określonych sytuacjach, podatnicy mają możliwość wystawiania faktur uproszczonych, które zawierają mniejszą liczbę wymaganych informacji. Jednak należy pamiętać o ograniczeniach w stosowaniu tego rodzaju dokumentów.

Aby zapewnić zgodność z przepisami i uniknąć potencjalnych problemów, zaleca się korzystanie z profesjonalnych programów do wystawiania faktur, które automatycznie dbają o poprawność wystawianych faktur.