Wydatki na zakup wody, kawy i herbaty – jak je prawidłowo rozliczyć w działalności gospodarczej?
Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy wydatki poniesione na zakup artykułów spożywczych, takich jak woda, kawa czy herbata, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Kwestia ta budzi wiele wątpliwości, dlatego warto dokładnie przeanalizować obowiązujące przepisy i interpretacje organów podatkowych.
Definicja kosztów uzyskania przychodów
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Oznacza to, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wszystkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki, które pozostają w bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Należy jednak pamiętać, że obowiązek wykazania związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiąganymi przychodami spoczywa na podatniku. Dlatego też kwalifikacja danego wydatku powinna być dokonywana z należytą starannością, a sama czynność powinna zostać należycie udokumentowana.
Wydatki na zakup wody, kawy i herbaty dla pracowników
Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 24 stycznia 2011 r. (nr sygn. IPPB1/415-1025/10-4/ES), wydatki na zakup wody, herbaty, cukru, mleka i kawy dokonywane na rzecz pracowników, objętych Regulaminem Pracy i zużywanych przez nich podczas bieżącej pracy, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Uzasadnieniem dla takiego stanowiska jest fakt, że zapewnienie pracownikom napojów podczas pracy jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto, zaspokajanie podstawowych potrzeb pracowników, takich jak dostęp do wody czy napojów, przyczynia się do lepszej wydajności i zadowolenia zespołu, co bezpośrednio przekłada się na uzyskiwane przychody.
Wydatki na poczęstunek dla kontrahentów i klientów
Inną kategorią wydatków, które mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów, są wydatki na drobny poczęstunek dla kontrahentów i klientów przyjmowanych w siedzibie firmy. Takie gesty służą budowaniu pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa, zacieśnianiu relacji biznesowych oraz zwiększaniu zaufania wśród partnerów handlowych. W konsekwencji prowadzą one do wzrostu przychodów, dlatego mogą być uznane za racjonalnie uzasadnione i związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Rozróżnienie od kosztów reprezentacji
Istotne jest jednak, aby nie pomylić wydatków na zakup wody, kawy czy herbaty z kosztami reprezentacji. Zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty reprezentacji są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Cechują się one bowiem elementem okazałości i wystawności, czego nie można powiedzieć o zwykłym zaopatrzeniu pracowników lub kontrahentów w podstawowe napoje.
Przykłady wydatków kwalifikujących się do kosztów uzyskania przychodów
Na podstawie interpretacji organów podatkowych oraz obowiązujących przepisów, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć następujące wydatki:
- Zakup wody, herbaty, cukru, mleka i kawy dokonywany na rzecz pracowników, objętych Regulaminem Pracy i zużywanych przez nich podczas bieżącej pracy.
- Zakup drobnych artykułów spożywczych na poczęstunek dla pracowników na spotkaniach i naradach służbowych.
- Drobny poczęstunek dla kontrahentów i klientów przyjmowanych w siedzibie firmy.
Dokumentacja wydatków
Aby wydatki na zakup wody, kawy i herbaty mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, muszą one zostać należycie udokumentowane. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien posiadać faktury lub inne dowody księgowe potwierdzające poniesienie tych wydatków oraz ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Podsumowanie
Podsumowując, prawidłowo udokumentowane wydatki na zakup wody, kawy czy herbaty, które przekazane zostały do spożycia przez pracowników w czasie pracy bądź dla kontrahentów podczas spotkań w siedzibie firmy, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Kluczowe jest jednak wykazanie bezpośredniego związku tych wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz ich racjonalność i uzasadnienie ekonomiczne.